Как хранить кадровые документы? Какими документами это закреплено?

Если вы пришли на новое место работы сначала посмотрите – может быть в компании уже разработаны документы по организации хранения документов:

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) прописывает в уставе информацию о том, как у него будут храниться документы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

Правила хранения могут быть прописаны во внутренних документах организации, например в Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Если таких документов в компании нет – надо ли их создавать?

Удобнее, если такие документы все-таки в компании будут, причем охватывать они будут вопросы хранения всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

Кто должен создавать такие документы? Удобнее, чтобы в создании таких документов принимали участие не только кадровики, но и бухгалтерия и секретариат. 

Надо ли коммерческой организации создавать собственный архив?

В пункте 2 статьи 13 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ сказано, что организации вправе (а не обязаны) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Кроме того, организации вправе передавать свои документы на постоянное хранение в госархив (п. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

В случае ликвидации организации документы по личному составу надо направлять в государственный или муниципальный архив (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Передаваемые в архив дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить (раздел 4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). К документам, которые должны храниться постоянно или более 10 лет, составляется внутренняя опись (п. 4.30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Передача дел в архив оформляется актом приема-передачи (п. 6.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники

Комментарии:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наши мероприятия
Февраль 2024
Понедельник Вторник Среда Четверг Пятница Суббота Воскресенье
29.01.2024 30.01.2024 31.01.2024 01.02.2024 02.02.2024 03.02.2024 04.02.2024
05.02.2024 06.02.2024 07.02.2024 08.02.2024 09.02.2024 10.02.2024 11.02.2024
12.02.2024 13.02.2024 14.02.2024 15.02.2024 16.02.2024 17.02.2024 18.02.2024
19.02.2024 20.02.2024 21.02.2024 22.02.2024 23.02.2024 24.02.2024 25.02.2024
26.02.2024 27.02.2024 28.02.2024 29.02.2024 01.03.2024 02.03.2024 03.03.2024