Как хранить кадровые документы? Какими документами это закреплено?

Если вы пришли на новое место работы сначала посмотрите – может быть в компании уже разработаны документы по организации хранения документов:

Общество с ограниченной ответственностью (ООО) прописывает в уставе информацию о том, как у него будут храниться документы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ).

Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс.

Правила хранения могут быть прописаны во внутренних документах организации, например в Положении об архиве (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Если таких документов в компании нет – надо ли их создавать?

Удобнее, если такие документы все-таки в компании будут, причем охватывать они будут вопросы хранения всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

Кто должен создавать такие документы? Удобнее, чтобы в создании таких документов принимали участие не только кадровики, но и бухгалтерия и секретариат. 

Надо ли коммерческой организации создавать собственный архив?

В пункте 2 статьи 13 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ сказано, что организации вправе (а не обязаны) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Кроме того, организации вправе передавать свои документы на постоянное хранение в госархив (п. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

В случае ликвидации организации документы по личному составу надо направлять в государственный или муниципальный архив (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Передаваемые в архив дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить (раздел 4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). К документам, которые должны храниться постоянно или более 10 лет, составляется внутренняя опись (п. 4.30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Передача дел в архив оформляется актом приема-передачи (п. 6.8 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).