Как хранить кадровые документы?

В I квартале каждого года у кадровиков есть возможность избавится от документов, срок хранения которых истек. Но прежде, чем говорить об уничтожении, давайте вспомним, как их надо было хранить.

На занятиях для менеджеров по персоналу, меня очень часто спрашивают:

  • можно ли приказы на отпуска хранить в одной папке с приказами на прием, перевод, увольнение?
  • можно ли хранить в одной папке приказы на прием, перевод, увольнение?

Чтобы ответить на этот вопрос, надо понимать, что если в одной папке есть документы с разными сроками хранения, например, 5 лет и 75 лет, то хранить всю папку целиком надо будет по максимальному сроку хранения входящих в нее документов, то есть в данном примере, 75 лет.  Отсюда вывод – в одну папку мы можем подшивать только приказы, имеющие одинаковый срок хранения.

В каком документе можно узнать сроки хранения документов?

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

Именно в этом документе, в п. 19 указано, что документы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) имеют срок хранения 75 лет.

Прочитав внимательно данный пункт, можно сделать вывод, что приказы на все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы) имеют срок хранения 75 лет и поэтому должны подшиваться отдельно от приказов на ежегодные оплачиваемые отпуска (срок хранения которых – 5 лет), т.е. в отдельную папку.

 

Теперь еще один вопрос: а можно ли хранить в одной папке приказы на прием, перевод, увольнение?

Мы с вами знаем, что при создании приказов в программе 1С, каждому виду приказов присваивается своя нумерация, то есть приказы на прием нумеруются отдельно, приказы на перевод (кадровое перемещение) отдельно и на увольнение — тоже отдельно.

В данном случае можно сделать следующим образом: если компания у вас большая и приказов на прием, перевод, увольнении много, то имеет смысл подшивать каждый вид приказа в отдельную папку. Если компания небольшая – то можно подшивать эти приказы в одну папку. В этом случае вам надо будет изменить нумерацию приказов в программе 1С. Это можно сделать самостоятельно или попросить сделать это программиста, который обслуживает программу.

 

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники

Комментарии:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наши мероприятия
Май 2022
Понедельник Вторник Среда Четверг Пятница Суббота Воскресенье
25.04.2022 26.04.2022 27.04.2022 28.04.2022 29.04.2022 30.04.2022 01.05.2022
02.05.2022 03.05.2022 04.05.2022 05.05.2022 06.05.2022 07.05.2022 08.05.2022
09.05.2022 10.05.2022 11.05.2022 12.05.2022 13.05.2022 14.05.2022 15.05.2022
16.05.2022 17.05.2022 18.05.2022 19.05.2022 20.05.2022 21.05.2022 22.05.2022
23.05.2022 24.05.2022 25.05.2022 26.05.2022 27.05.2022 28.05.2022 29.05.2022
30.05.2022 31.05.2022 01.06.2022 02.06.2022 03.06.2022 04.06.2022 05.06.2022