Как хранить кадровые документы?

В I квартале каждого года у кадровиков есть возможность избавится от документов, срок хранения которых истек. Но прежде, чем говорить об уничтожении, давайте вспомним, как их надо было хранить.

На занятиях для менеджеров по персоналу, меня очень часто спрашивают:

• можно ли приказы на отпуска хранить в одной папке с приказами на прием, перевод, увольнение?
• можно ли хранить в одной папке приказы на прием, перевод, увольнение?

Чтобы ответить на этот вопрос, надо понимать, что если в одной папке есть документы с разными сроками хранения, например, 5 лет и 75 лет, то хранить всю папку целиком надо будет по максимальному сроку хранения входящих в нее документов, то есть в данном примере, 75 лет.  Отсюда вывод – в одну папку мы можем подшивать только приказы, имеющие одинаковый срок хранения.

В каком документе можно узнать сроки хранения документов?

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

Именно в этом документе, в п. 19 указано, что документы по личному составу (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение званий (чинов); изменение фамилии; поощрения, награждения; оплата труда, премирование, различные выплаты; все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы); дежурства по профилю основной деятельности; длительные внутрироссийские и зарубежные командировки, командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда) имеют срок хранения 75 лет.

Прочитав внимательно данный пункт, можно сделать вывод, что приказы на все виды отпусков работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы) имеют срок хранения 75 лет и поэтому должны подшиваться отдельно от приказов на ежегодные оплачиваемые отпуска (срок хранения которых – 5 лет), т.е. в отдельную папку.

Теперь еще один вопрос: а можно ли хранить в одной папке приказы на прием, перевод, увольнение?

Мы с вами знаем, что при создании приказов в программе 1С, каждому виду приказов присваивается своя нумерация, то есть приказы на прием нумеруются отдельно, приказы на перевод (кадровое перемещение) отдельно и на увольнение — тоже отдельно.

В данном случае можно сделать следующим образом: если компания у вас большая и приказов на прием, перевод, увольнении много, то имеет смысл подшивать каждый вид приказа в отдельную папку. Если компания небольшая – то можно подшивать эти приказы в одну папку. В этом случае вам надо будет изменить нумерацию приказов в программе 1С. Это можно сделать самостоятельно или попросить сделать это программиста, который обслуживает программу.