Прием — передача дел в кадровой службе

Как принять дела на новом месте без риска для себя?

Если вы собираетесь устраиваться на новое место работы, то вас, скорее всего, беспокоят вопросы, связанные с приемом документом:

  • обязан ли кадровик, на место которого я пришла, сдавать мне дела или такой обязанности законом не установлено,
  • наличие каких документов надо проверить в первую очередь,
  • какие акты приема-передачи надо составлять,
  • что я могу сделать, если выясню, что некоторых документов не хватает?

 

Давайте начнем по порядку: обязанность проводить процедуру передачи дел законодательном не установлена. Но можно предложить для передачи дел следующие этапы такой процедуры:

  • создание комиссии;
  • проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов;
  • составление актов приема-передачи дел.

Создаем комиссию

Не факт, что вам, как новичку, пойдут навстречу и сразу решат создать комиссию. Будьте готовы к отказу. В случае подобного отказа проведите аудит документации самостоятельно, после вступления в должность. По результатам кадрового аудита можете составить на имя руководителя служебную или докладную записку о выявленных ошибках в оформлении и хранении документации и попросить создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Итак, вернемся к созданию комиссии. Для этого издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу). Состав комиссии формируется из руководителя организации или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения (если такие должности есть в организации), юриста и пр. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии.

Проверка документации

Основная цель проверки документации при передаче дел — это проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.

Обратите внимание! Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации.

Очень хорошо, если в организации есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство и где возможны проблемы. Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.

Что входит в процедуру передачи дел:

  1. Составляем перечень документов кадровой службы
  2. Проверяем оформление документов.
  3. Проверяем систему регистрации.
  4. Проверка системы хранения документов.
  5. Проверка программного обеспечения.

Более подробно о передаче дел можно узнать на БЕСПЛАТНОМ вебинаре «Как принять дела на новом месте без риска для себя?», который я буду проводить 19 февраля в 20.00.

Итак, после проверки комиссия составляет перечень документов с заметками об их наличии и оформлении, по которому видно, какие документы необходимо исправить или дополнить, а какие вновь разработать.

Оформляем акт приема-передачи документов

После проверки документов составляется акт приема-передачи кадровой документации. Такой акт оформляется произвольно.

В нем желательно отразить наименования документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении или неточностях) документов, замечания по поводу их содержания и оформления.

Примечание. Все обнаруженные недостатки кадрового документооборота должны быть отражены в акте приема-передачи.

Отдельным актом рекомендуем оформлять прием-передачу трудовых книжек. Такой акт должен содержать перечень всех трудовых книжек с указанием следующих сведений: фамилия, имя и отчество владельца, серия и номер трудовой книжки (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая не востребованные ранее уволенными сотрудниками. В этом же акте следует зафиксировать передачу новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Почему эта рекомендация особенна важна? Потому что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (п.45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Значит, придется издавать приказ, а без передачи поименного списка трудовых книжек как возложить ответственность? Никак. Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.

Не стоит бояться документировать прием-передачу кадровых документов. Данная процедура позволит вам, как новичку, оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период. Ведь в случае претензий контролирующих органов вся ответственность будет именно на работнике, выполняющем обязанности по кадрам в этот момент. Целью кадровика, приступающего к своим обязанностям, должно быть улучшение деятельности кадровой службы и, помимо поиска ошибок в уже созданных документах, принятие всех необходимых мер для их предотвращения в дальнейшем.

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники

Комментарии:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наши мероприятия
Январь 2022
Понедельник Вторник Среда Четверг Пятница Суббота Воскресенье
27.12.2021 28.12.2021 29.12.2021 30.12.2021 31.12.2021 01.01.2022 02.01.2022
03.01.2022 04.01.2022 05.01.2022 06.01.2022 07.01.2022 08.01.2022 09.01.2022
10.01.2022 11.01.2022 12.01.2022 13.01.2022 14.01.2022 15.01.2022 16.01.2022
17.01.2022 18.01.2022 19.01.2022 20.01.2022 21.01.2022 22.01.2022 23.01.2022
24.01.2022 25.01.2022 26.01.2022 27.01.2022 28.01.2022 29.01.2022 30.01.2022
31.01.2022 01.02.2022 02.02.2022 03.02.2022 04.02.2022 05.02.2022 06.02.2022