Прием — передача дел в кадровой службе

Как принять дела на новом месте без риска для себя?

Если вы собираетесь устраиваться на новое место работы, то вас, скорее всего, беспокоят вопросы, связанные с приемом документом:

  • обязан ли кадровик, на место которого я пришла, сдавать мне дела или такой обязанности законом не установлено,
  • наличие каких документов надо проверить в первую очередь,
  • какие акты приема-передачи надо составлять,
  • что я могу сделать, если выясню, что некоторых документов не хватает?

 

Давайте начнем по порядку: обязанность проводить процедуру передачи дел законодательном не установлена. Но можно предложить для передачи дел следующие этапы такой процедуры:

  • создание комиссии;
  • проверка наличия, содержания, оформления, регистрации и хранения документов;
  • составление актов приема-передачи дел.

Создаем комиссию

Не факт, что вам, как новичку, пойдут навстречу и сразу решат создать комиссию. Будьте готовы к отказу. В случае подобного отказа проведите аудит документации самостоятельно, после вступления в должность. По результатам кадрового аудита можете составить на имя руководителя служебную или докладную записку о выявленных ошибках в оформлении и хранении документации и попросить создать комиссию по проверке состояния работы с кадровой документацией.

Итак, вернемся к созданию комиссии. Для этого издается приказ, которым в том числе утверждается состав комиссии по проведению процедуры приема-передачи кадровой документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу). Состав комиссии формируется из руководителя организации или его заместителя, главного бухгалтера либо бухгалтера по заработной плате, инженера по охране труда, специалиста службы документационного обеспечения (если такие должности есть в организации), юриста и пр. Главное, чтобы передача дел осуществлялась при участии и прежнего, и нового работников, ответственных за кадровый документооборот.

В этом же приказе нужно определить полномочия комиссии.

Проверка документации

Основная цель проверки документации при передаче дел — это проверка на предмет полноты состава, правильности оформления и соответствия действующему законодательству.

Обратите внимание! Проверке должна подвергнуться не только «бумажная» часть кадрового делопроизводства, но и программное обеспечение, применяемое для создания кадровой документации.

Очень хорошо, если в организации есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство и где возможны проблемы. Если его нет — ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.

Что входит в процедуру передачи дел:

  1. Составляем перечень документов кадровой службы
  2. Проверяем оформление документов.
  3. Проверяем систему регистрации.
  4. Проверка системы хранения документов.
  5. Проверка программного обеспечения.

Более подробно о передаче дел можно узнать на БЕСПЛАТНОМ вебинаре «Как принять дела на новом месте без риска для себя?», который я буду проводить 19 февраля в 20.00.

Итак, после проверки комиссия составляет перечень документов с заметками об их наличии и оформлении, по которому видно, какие документы необходимо исправить или дополнить, а какие вновь разработать.

Оформляем акт приема-передачи документов

После проверки документов составляется акт приема-передачи кадровой документации. Такой акт оформляется произвольно.

В нем желательно отразить наименования документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении или неточностях) документов, замечания по поводу их содержания и оформления.

Примечание. Все обнаруженные недостатки кадрового документооборота должны быть отражены в акте приема-передачи.

Отдельным актом рекомендуем оформлять прием-передачу трудовых книжек. Такой акт должен содержать перечень всех трудовых книжек с указанием следующих сведений: фамилия, имя и отчество владельца, серия и номер трудовой книжки (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая не востребованные ранее уволенными сотрудниками. В этом же акте следует зафиксировать передачу новых бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Почему эта рекомендация особенна важна? Потому что ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя (п.45 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Значит, придется издавать приказ, а без передачи поименного списка трудовых книжек как возложить ответственность? Никак. Таким образом, процедура приема-передачи дел позволяет новому сотруднику оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период.

Не стоит бояться документировать прием-передачу кадровых документов. Данная процедура позволит вам, как новичку, оценить состояние кадровых документов и снять с себя ответственность за ошибки, допущенные в предыдущий период. Ведь в случае претензий контролирующих органов вся ответственность будет именно на работнике, выполняющем обязанности по кадрам в этот момент. Целью кадровика, приступающего к своим обязанностям, должно быть улучшение деятельности кадровой службы и, помимо поиска ошибок в уже созданных документах, принятие всех необходимых мер для их предотвращения в дальнейшем.

Поделиться в соц. сетях

Опубликовать в Google Plus
Опубликовать в LiveJournal
Опубликовать в Мой Мир
Опубликовать в Одноклассники

Комментарии:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Наши мероприятия
Январь 2020
Понедельник Вторник Среда Четверг Пятница Суббота Воскресенье
30.12.2019 31.12.2019 01.01.2020 02.01.2020 03.01.2020 04.01.2020 05.01.2020
06.01.2020 07.01.2020 08.01.2020 09.01.2020 10.01.2020 11.01.2020 12.01.2020
13.01.2020 14.01.2020 15.01.2020 16.01.2020 17.01.2020 18.01.2020 19.01.2020
20.01.2020 21.01.2020 22.01.2020 23.01.2020 24.01.2020 25.01.2020 26.01.2020
27.01.2020 28.01.2020 29.01.2020 30.01.2020 31.01.2020 01.02.2020 02.02.2020